Datenschutz. Information für Mieterinnen und Mieter nach Art. 13 DSGVO.

Verantwortlich

Name der Eigentümerin (P4_DATENSCHUTZ_VERANTWORTLICH)
Anschrift (P4_DATENSCHUTZ_ANSCHRIFT)
E-Mail: E-Mail (P4_DATENSCHUTZ_EMAIL)

Eine Datenschutzbeauftragte Person ist nicht bestellt; die Pflicht dazu besteht erst ab 20 Personen, die ständig mit personenbezogenen Daten arbeiten (§ 38 BDSG).

Wofür die Daten verarbeitet werden

Die Daten dienen der Verwaltung des Mietverhältnisses und dem Mieterportal.

• Mietverhältnis: Mietvertrag, Miete und Mietkonto, Kaution, Betriebskostenabrechnung, Instandhaltung, Schriftverkehr und Aushänge.
• Zahlungen: Abgleich der Eingänge auf dem Mietkonto mit Name, IBAN, Betrag und Verwendungszweck der Überweisung.
• Schadensmeldungen: Beschreibung, Ort, Erreichbarkeit und Fotos, um den Schaden zu beheben; soweit nötig erhält sie der beauftragte Handwerker.
• Mieterportal: E-Mail-Adresse für die Anmeldung mit einem Code per Mail; im Portal sieht jede Person nur die eigenen Verträge, Zahlungen, Meldungen, Aushänge und Dokumente.
• Sicherheit und Betrieb: Zugriffsprotokoll mit Zeit, Pfad, Status und IP-Adresse, um Angriffe und Störungen zu erkennen.

Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO: Durchführung des Mietvertrags, auch Mieterportal und Schadensmeldungen.
• Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DSGVO: gesetzliche Pflichten, etwa Aufbewahrung nach Steuerrecht und die Wohnungsgeberbestätigung nach § 19 Bundesmeldegesetz.
• Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO: berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Zugriffsprotokoll).

Empfänger

• Amazon Web Services EMEA SARL (Luxemburg) betreibt die Software als Auftragsverarbeiter in Rechenzentren in Frankfurt am Main: Datenbank, Dateien und Fotos, Anmeldung und der Versand von Mails wie den Anmeldecodes.
• Enable Banking Oy (Finnland) ruft als zugelassener Kontoinformationsdienst die Umsätze des Mietkontos ab.
• Strato AG betreibt Domain und Postfach der Verwaltung, in dem Antworten und Notfall-Mails ankommen.
• Dienstleister wie Handwerker, Messdienst, Heizungs- und Aufzugsfirmen, soweit sie die Angaben für ihren Auftrag brauchen.
• Steuerberatung und Kreditinstitute, soweit gesetzlich oder für die Zahlung nötig.

Übermittlung in Drittländer

Die Daten liegen in der Europäischen Union. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU ist nicht vorgesehen. Für den Fall, dass Amazon Web Services für Wartung oder Support aus einem Drittland zugreift, gelten die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

Speicherdauer

• Daten des Mietverhältnisses: für seine Dauer, danach bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (bis zu zehn Jahre nach Steuerrecht) und der Verjährung von Ansprüchen.
• Zugang zum Mieterportal: Er wird spätestens 15 Monate nach dem Mietende gesperrt und drei Monate danach gelöscht.
• Schadensmeldungen mit Fotos: drei Jahre nach der Erledigung, länger nur, wenn sie Teil einer Abrechnung oder eines Streits sind.
• Zugriffsprotokoll mit IP-Adressen: 30 Tage.
• Notfall-Mails im Postfach der Verwaltung: drei Monate nach der Erledigung der Meldung.

Cookies und Dienste Dritter im Portal

Das Portal setzt nur Cookies, die für die Anmeldung nötig sind. Es gibt keine Werbung, keine Reichweitenmessung und keine eingebundenen Inhalte anderer Anbieter; Schriften und Bilder kommen vom eigenen Server.

Pflicht zur Bereitstellung, keine automatisierten Entscheidungen

Die Daten des Mietverhältnisses sind für den Mietvertrag nötig. Das Mieterportal ist freiwillig; alles geht auch per Telefon, E-Mail oder Brief. Es gibt keine automatisierten Entscheidungen und kein Profiling (Art. 22 DSGVO).

Rechte der betroffenen Personen

• Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).
• Widerspruch gegen die Verarbeitung aus berechtigtem Interesse, hier das Zugriffsprotokoll (Art. 21 DSGVO).
• Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), etwa beim Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit.